Praktijkvoorwaarden

 

Newrons Neuroscience BV
Iseult Beets, PhD
Erkend klinisch psycholoog & neurowetenschapper

Laatst bijgewerkt op: 13/05/2026

  1. Algemeen

Deze praktijkvoorwaarden zijn van toepassing op alle begeleidingen, consultaties, diagnostische onderzoeken en therapeutische trajecten aangeboden door Newrons Neuroscience BV.

Door een afspraak vast te leggen of begeleiding op te starten verklaart de cliënt kennis genomen te hebben van deze voorwaarden en hiermee akkoord te gaan.

Het privacybeleid en eventuele afzonderlijke informed consent documenten maken integraal deel uit van de begeleiding.

  1. Aard van de begeleiding

Newrons Neuroscience BV biedt onder meer:

  • psychologische begeleiding, waaronder DBR en brainspotting;
  • neurofeedback;
  • QEEG-metingen;
  • neuromeditatie;
  • psycho-educatie;
  • en andere neurowetenschappelijk geïnformeerde begeleidingsvormen aan.

De begeleiding is gericht op ondersteuning, inzicht, regulatie en neuroplasticiteit, maar er worden geen garanties gegeven op specifieke resultaten of herstel.

Elke persoon reageert verschillend op begeleiding, training of therapeutische interventies.

Voor bepaalde begeleidingsvormen of onderzoeken kan bijkomende praktische informatie of een afzonderlijk informed consent voorzien worden.

  1. Geen medische spoedzorg

Newrons Neuroscience BV biedt geen acute psychiatrische of medische spoedzorg aan.

Bij:

  • acute psychische crisis;
  • suïcidaliteit;
  • ernstige ontregeling;
  • medische urgenties;
  • of situaties die onmiddellijke hulp vereisen,

dient de cliënt contact op te nemen met:

  • de huisarts;
  • spoeddiensten;
  • psychiaters;
  • crisishulpverlening;
  • of de bevoegde hulpdiensten.

E-mail of andere niet-dringende communicatiekanalen zijn niet geschikt voor crisissituaties.

  1. Afspraken en annulaties

Cliënten worden gevraagd tijdig aanwezig te zijn voor hun afspraak. Indien een cliënt laattijdig aanwezig is, kan de sessieduur ingekort worden om de verdere planning van de praktijk te respecteren.

Newrons Neuroscience BV streeft ernaar consultaties zo goed mogelijk volgens planning te laten verlopen. Gezien de aard van psychologische en neurobiologische begeleiding kan een sessie echter uitzonderlijk uitlopen. Kleine verschuivingen in timing geven daarom geen recht op terugbetaling of schadevergoeding.

Afspraken kunnen kosteloos verplaatst of geannuleerd worden tot minstens 48 uur vooraf. Indien de afspraak reeds betaald werd, wordt het bedrag terugbetaald via dezelfde rekening of betaalmethode waarmee de betaling werd uitgevoerd.

Bij laattijdige annulatie of niet opdagen kan een vergoeding aangerekend worden conform de geldende praktijktarieven vermeld op de website. Deze vergoeding compenseert onder meer de gereserveerde consulttijd, eventuele voorbereiding en het vrijhouden van de praktijkruimte.

Bij herhaaldelijke laattijdige annulaties behoudt Newrons Neuroscience BV zich het recht voor verdere begeleiding te weigeren of tijdelijk op te schorten.

Indien een afspraak uitzonderlijk door Newrons Neuroscience BV verplaatst of geannuleerd moet worden, wordt de cliënt hiervan zo snel mogelijk op de hoogte gebracht. In dat geval wordt samen gezocht naar een nieuw geschikt moment voor de afspraak.

Newrons Neuroscience BV kan niet aansprakelijk gesteld worden voor indirecte gevolgen van dergelijke verplaatsingen of annulaties, waaronder verlies van inkomsten, transportkosten of andere gevolgschade.

  1. Betaling en tarieven

Sessies, onderzoeken en begeleiding dienen betaald te worden volgens de geldende tarieven vermeld op de website of meegedeeld voorafgaand aan de begeleiding.

Door een afspraak vast te leggen of begeleiding op te starten bevestigt de cliënt kennis genomen te hebben van de geldende tarieven en hiermee akkoord te gaan.

Praktische of organisatorische vragen, waaronder vragen over tarieven, terugbetaling, planning of werkwijze, worden bij voorkeur voorafgaand aan de eerste afspraak per e-mail gesteld zodat consultaties maximaal kunnen gebruikt worden voor inhoudelijke begeleiding.

Facturen dienen betaald te worden binnen de vermelde betalingstermijn.

Bij laattijdige betaling kunnen administratieve kosten of wettelijke interesten aangerekend worden conform de geldende regelgeving.

Betaling gebeurt via de betaalmethode die voorzien wordt bij het boeken van de afspraak of voorafgaand aan de sessie, via bancontact / online betaling. Bij betaling achteraf kan dat via een betaallink of via overschrijving. Bij een handmatige overschrijving kan er een verwerkingstijd optreden.

Contante betalingen worden niet aanvaard.

Er wordt een factuur opgemaakt voor alle sessies die plaats hebben gevonden aan het einde van elke maand. Dit dient als betaalbewijs. Voor zakelijke begeleiding of professionele trajecten dienen correcte facturatiegegevens vooraf bezorgd te worden.

  1. Terugbetalingen vanuit de mutualiteit / verzekering

Cliënten blijven zelf verantwoordelijk voor het tijdig in orde brengen van documenten, formulieren of administratieve stappen die nodig zijn voor eventuele terugbetaling via mutualiteit, aanvullende verzekering of andere instanties.

Indien een aanvullende verzekering een voorschrift of verwijsbrief vereist, dient de cliënt deze zelf vooraf te voorzien.

Hoewel Newrons Neuroscience BV waar mogelijk administratieve documenten of formulieren kan invullen, kan niet gegarandeerd worden dat deze steeds onmiddellijk beschikbaar zijn of bijgehouden worden volgens de specifieke vereisten van iedere mutualiteit of verzekeraar.

  1. Online begeleiding

Bepaalde sessies (bijvoorbeeld intakegesprek of online psychologische begeleiding) kunnen online plaatsvinden via beveiligde digitale communicatiemiddelen.

De cliënt blijft zelf verantwoordelijk voor:

  • een stabiele internetverbinding;
  • een voldoende rustige en private omgeving;
  • en het gebruik van een geschikt toestel.

Newrons Neuroscience BV streeft naar een veilige en kwalitatieve online begeleiding en maakt hiervoor gebruik van passende beveiligingsmaatregelen en professionele softwaretoepassingen. Ondanks deze inspanningen kunnen absolute beveiliging, technische stabiliteit of ononderbroken beschikbaarheid van digitale communicatie nooit volledig gegarandeerd worden.

  1. Communicatie

Communicatie buiten sessies gebeurt uitsluitend in functie van praktische opvolging of organisatorische vragen.

Uitgebreide therapeutische begeleiding via e-mail, sms of sociale media behoort niet tot de reguliere werking van de praktijk, tenzij hierover expliciet andere afspraken gemaakt werden.

Newrons Neuroscience BV kan niet garanderen dat berichten onmiddellijk gelezen of beantwoord worden.

  1. Vertrouwelijkheid en beroepsgeheim

Alle klinische begeleiding gebeurt binnen het kader van het beroepsgeheim en de geldende deontologische regels voor klinisch psychologen.

Iseult Beets is erkend klinisch psycholoog en werkt conform de geldende deontologische code voor psychologen en de toepasselijke wetgeving.

Cliënten hebben onder meer recht op:

  • respectvolle en professionele begeleiding;
  • duidelijke informatie over de begeleiding;
  • vertrouwelijke behandeling van gegevens;

Meer informatie over de rechten en de deontologische code voor psychologen is beschikbaar via de Psychologencommissie.

Persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld conform de privacywetgeving en het afzonderlijke privacybeleid/GDPR-document van de praktijk.

Uitzonderingen op vertrouwelijkheid kunnen enkel plaatsvinden:

  • wanneer wettelijk verplicht;
  • bij ernstig gevaar voor de cliënt of derden;
  • of in andere situaties voorzien door de wet of deontologische code.
  1. Eigen verantwoordelijkheid

De cliënt blijft zelf verantwoordelijk voor:

  • het communiceren van relevante informatie;
  • het opvolgen van medische begeleiding;
  • het nemen van belangrijke beslissingen;
  • en de manier waarop inzichten of adviezen toegepast worden.

De begeleiding vervangt geen medische opvolging door artsen of andere bevoegde zorgverleners.

  1. Minderjarigen

Voor begeleiding van minderjarigen is toestemming vereist van de wettelijke vertegenwoordiger(s), conform de geldende regelgeving.

Afhankelijk van leeftijd, maturiteit en context kan ook de minderjarige zelf betrokken worden in het toestemmingsproces.

  1. Aansprakelijkheid

Newrons Neuroscience BV verbindt zich ertoe begeleiding zorgvuldig, professioneel en binnen de grenzen van de huidige kennis en expertise aan te bieden.

Er wordt echter geen garantie gegeven op specifieke therapeutische resultaten of uitkomsten.

Therapeutische processen en neurobiologische begeleiding kunnen gepaard gaan met tijdelijke emotionele activatie, veranderingen in inzicht, stressregulatie of functioneren.

Newrons Neuroscience BV kan niet aansprakelijk gesteld worden voor:

  • directe of indirecte schade;
  • gevolgschade;
  • persoonlijke, relationele of professionele gevolgen;
  • interpretaties van informatie;
  • beslissingen genomen tijdens of na begeleiding;
  • of gevolgen van therapeutische processen, begeleiding of veranderingen tijdens of na begeleiding,

behalve in gevallen van opzet of grove nalatigheid voor zover wettelijk toegestaan.

  1. Intellectuele eigendom

Alle documenten, psycho-educatieve materialen, schema’s, oefeningen, video’s, verslagen en inhoud aangeboden binnen de praktijk blijven intellectuele eigendom van Newrons Neuroscience BV tenzij anders vermeld.

Deze materialen mogen niet zonder schriftelijke toestemming verspreid, gepubliceerd, gedeeld, commercieel gebruikt of geüpload worden naar AI-systemen, generatieve AI-platformen of andere automatische analysetools.

Dit geldt eveneens voor persoonlijke verslagen, QEEG-analyses en schriftelijke interpretaties die binnen de begeleiding verstrekt worden, aangezien deze naast persoonlijke gegevens ook professionele analyses, methodologie en intellectuele eigendom kunnen bevatten.

Daarnaast worden cliënten sterk aangemoedigd voorzichtig om te gaan met het delen of uploaden van gevoelige gezondheidsinformatie via externe AI-platformen of online tools wegens mogelijke privacy- en vertrouwelijkheidsrisico’s.

  1. Beëindiging van begeleiding

Zowel de cliënt als Newrons Neuroscience BV kunnen op elk moment beslissen om begeleiding stop te zetten. Het wordt aanbevolen om belangrijke wijzigingen, onderbrekingen of beëindiging van begeleiding samen te bespreken zodat begeleiding zorgvuldig kan afgerond worden.

Bij bepaalde trajecten, waaronder neurofeedback of intensievere regulatiegerichte begeleiding, kan abrupt stopzetten invloed hebben op stabilisatie, opvolging of het behoud van effecten.

Niet elke begeleidingsvorm of therapeutische aanpak is passend voor iedere persoon of situatie. Newrons Neuroscience BV behoudt zich het recht voor om begeleiding niet op te starten, tijdelijk op te schorten of stop te zetten wanneer dit vanuit professioneel, therapeutisch of deontologisch perspectief aangewezen lijkt.

Ook als bijvoorbeeld:

  • samenwerking niet (langer) therapeutisch haalbaar is;
  • afspraken herhaaldelijk niet nagekomen worden;
  • grensoverschrijdend gedrag plaatsvindt;
  • of de draagkracht of expertise van de praktijk overschreden wordt.

Indien mogelijk wordt samen gekeken naar gepaste doorverwijzing of verdere ondersteuning.

  1. Toepasselijk recht

Op deze praktijkvoorwaarden is het Belgisch recht van toepassing.

Eventuele geschillen vallen onder de bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement waarin Newrons Neuroscience BV gevestigd is.